1. De klachten kunnen schriftelijk en/of via e-mail door de cliënt/ klager worden ingediend; hierbij gaat het om direct gedrag of uitlatingen van het personeel van FACE FOUR en daarnaast om gedrag van derden die werkzaamheden ten behoeve van cliënten van FACE FOUR hebben verricht. Hieronder worden ook verstaan de samenwerkende partners van FACE FOUR. De ingebrekestelling dient een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, zodat FACE FOUR in staat is adequaat te reageren. Hierin zijn datum, de feitelijke omschrijving van het incident en de persoon waarop het betrekking heeft van belang.
2. Indien er reeds langer dan een jaar is verstreken tot indiening van de klacht, hoeft deze niet te worden behandeld.
3. Bij het niet behandelen van de klacht wordt binnen een termijn van vier weken na ontvangst van de klacht de klager schriftelijk in kennis gesteld.
4. De behandeling van de klacht gebeurt door een andere persoon dan waar de klacht betrekking op heeft. De klachten worden behandeld door een onafhankelijke derde. Deze onafhankelijke derde is mevr. Gerrie Onderdijk. Het oordeel van deze onafhankelijke derde is bindend voor Face Four.
5. De klager en diegene waar de klacht betrekking op heeft, worden in de gelegenheid gesteld hun visie op het probleem te geven en er wordt een schriftelijk verslag van het gesprek gemaakt. Dit wordt aan beide betrokkenen toegezonden.
6. Binnen vier weken na ontvangst datum wordt de klacht afgehandeld.
7. De klager krijgt schriftelijk en gemotiveerd de bevindingen van het onderzoek en wordt tevens op de hoogte gebracht over eventuele maatregelen naar aanleiding van de bevindingen.
8. FACE FOUR draagt zorg voor een registratie van het aantal ingediende klachten, de aard en getroffen maatregelen naar aanleiding van ingediende klachten.